Sollicitatie
Vraag alleen informatie die relevant is voor functie en selectie en informeer kandidaten duidelijk.
AVG op de werkvloer
Verwerk personeelsgegevens doelgericht, niet omdat het systeem het kan.
Van sollicitatie en personeelsdossier tot verzuim, monitoring en vertrek: wij helpen werkgevers bepalen welke gegevens nodig zijn, wie toegang krijgt en wanneer informatie moet verdwijnen.
Vrijblijvende eerste beoordelingReactie binnen 1–2 werkdagenLandelijk en digitaal
Toestemming is niet automatisch de oplossingDoor de afhankelijkheidsrelatie kan toestemming in arbeidsverhoudingen vaak niet werkelijk vrij zijn.
Vind snel de juiste informatie
Welke werkgeversbeslissing vraagt om duidelijkheid?
Kies de vraag die het dichtst bij jouw situatie ligt. Je gaat rechtstreeks naar de relevante uitleg, aandachtspunten en vervolgstap.
WerkgeversvraagIedere fase heeft een ander doel.Vraag alleen informatie die relevant is voor functie en selectie en informeer kandidaten duidelijk.Lees verder →Juridisch risicoZes vragen voor iedere verwerking.Gezondheidsgegevens en andere bijzondere categorieën zijn extra beschermd. Richt processen zo in dat leidinggevenden alleen de functionele informatie…Lees verder →Dossier en procesEen personeelsproces privacybestendig inrichten?Beschrijf het doel, de betrokken gegevens, systemen en medewerkers.Lees verder →Beslissen en handelenPrivacy moet terugkomen in de dagelijkse HR-praktijk.Doel, categorieën, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijn en beveiliging per proces.Lees verder →
Van kandidaat tot oud-medewerker
Iedere fase heeft een ander doel.
Screening
Onderbouw noodzaak, proportionaliteit, brongebruik en de mogelijkheid om te reageren.
Personeelsdossier
Scheid administratie, functioneren, verzuim en vertrouwelijke meldingen.
Zieke werknemer
Werk met inzetbaarheid en afspraken; medische details horen bij de bedrijfsarts.
Monitoring
E-mail, camera, gps of softwarecontrole vraagt een concrete noodzaak en transparante regeling.
Bewaren en verwijderen
Maak per categorie duidelijk waarom gegevens nog nodig zijn en wanneer verwijdering volgt.
Zes vragen voor iedere verwerking.
- Welk concreet doel heeft de verwerking?
- Welke rechtsgrond past bij dat doel?
- Zijn alle gevraagde gegevens werkelijk noodzakelijk?
- Wie heeft toegang en hoe wordt misbruik beperkt?
- Hoe lang zijn de gegevens nodig?
- Hoe worden werknemers geïnformeerd en kunnen zij hun rechten uitoefenen?
Bijzondere persoonsgegevens
Gezondheidsgegevens en andere bijzondere categorieën zijn extra beschermd. Richt processen zo in dat leidinggevenden alleen de functionele informatie ontvangen die zij nodig hebben.
Leveranciers en systemen
Een HR-, verzuim- of screeningsleverancier neemt de verantwoordelijkheid van de werkgever niet over. Contract, beveiliging, rollen, subverwerkers en verwijdering moeten worden beoordeeld.
Medezeggenschap
Bij regelingen over personeelsgegevens en systemen die werknemers kunnen volgen, kan de ondernemingsraad een rol of instemmingsrecht hebben. Betrek dit vóór invoering.
Een privacyverklaring alleen is geen AVG-proces. De feitelijke werkwijze, autorisaties, bewaartermijnen en reactie op verzoeken moeten ermee overeenkomen.
Een personeelsproces privacybestendig inrichten?
Beschrijf het doel, de betrokken gegevens, systemen en medewerkers.
Documenten en processen
Privacy moet terugkomen in de dagelijkse HR-praktijk.
Verwerkingsregister
Doel, categorieën, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijn en beveiliging per proces.
Privacy-informatie
Werknemers en kandidaten begrijpelijk informeren over gebruik, rechten en contactpunt.
Verwerkersafspraken
Instructies, beveiliging, incidenten, subverwerkers, audit en verwijderen na einde.
DPIA
Vooraf systematisch hoge privacyrisico’s onderzoeken en maatregelen vastleggen.
Datalekprocedure
Snel feiten verzamelen, gevolgen beperken, registreren en beoordelen of melding nodig is.
Inzage en correctie
Identiteit controleren, gegevens vinden, belangen van anderen beschermen en tijdig reageren.
Extra aandacht bij controle en besluitvorming.
Proportionaliteit
Een legitiem bedrijfsdoel maakt nog niet iedere controlemethode noodzakelijk. Onderzoek minder ingrijpende alternatieven en beperk duur, bereik en toegang.
Transparantie vooraf
Werknemers moeten weten welke controle mogelijk is, waarom, welke gegevens ontstaan en hoe bevindingen worden gebruikt. Verborgen controle is slechts in uitzonderlijke situaties verdedigbaar.
Menselijke beoordeling
Laat een score of algoritmisch signaal niet automatisch leiden tot afwijzing of maatregel. Controleer juistheid, context en mogelijkheid tot uitleg.
Ondernemingsraad
Plan medezeggenschap vóór aanschaf en invoering. Een al gekochte tool maakt een zorgvuldige beoordeling niet overbodig.
Intern eigenaarschap
Wijs aan wie verantwoordelijk is voor beleid, verzoeken, incidenten, verwijdering en periodieke controle. Privacy is geen eenmalig project van alleen IT of HR.
Mag HR een kopie van een identiteitsbewijs bewaren?
Alleen wanneer en voor zover daar een geldige noodzaak of wettelijke verplichting voor bestaat. Beperk toegang en voorkom gebruik voor andere doelen.
Hoe lang mag een personeelsdossier worden bewaard?
Dat verschilt per gegevenscategorie en doel. Werk met een bewaarschema in plaats van één algemene termijn voor het hele dossier.
Mag een leidinggevende verzuimdetails noteren?
Noteer noodzakelijke werkafspraken en inzetbaarheid, geen diagnose, behandeling of medische vermoedens.
Wat als een werknemer inzage vraagt?
Identificeer de aanvrager zorgvuldig, verzamel relevante persoonsgegevens en bescherm tegelijk rechten en gegevens van anderen.
Periodieke controle: toets minimaal bij nieuwe systemen, reorganisatie, gewijzigde doelen of incidenten opnieuw of gegevens nog nodig zijn, autorisaties kloppen en bewaartermijnen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Een beleid dat niet wordt toegepast biedt weinig bescherming.
